Firmenumzug professionell organisieren

Um den Umzug Ihres Büros mit einem geringen Arbeits- und Kostenaufwand zu bewältigen, planen Sie alle Schritte sorgfältig und frühzeitig vor dem gesetzten Umzugstermin. Die folgenden Tipps leisten Ihnen wertvolle Unterstützung.

Inhaltsverzeichnis

1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für den Firmenumzug
2. Mitarbeiter informieren und motivieren
3. Günstigen Umzugstermin für den Büroumzug wählen
4. Beauftragen Sie ein Speditionsunternehmen
5. Transfer der EDV beim Firmenumzug einplanen
6. Zeitpläne für das Packen von Umzugskartons
7. Weitere Tipps für den Firmen- und Büroumzug

1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für den Firmenumzug

Idealerweise stellen Firmen einen  oder mehrere Mitarbeiter komplett oder teilweise frei, damit dieser oder diese den Umzug planen und vorbereiten können. Für diese verantwortungsvolle Aufgabe kommen Personen mit viel Organisationstalent und Durchsetzungsvermögen infrage. Eine Ausbildung im Fachbereich Projektmanagement und entsprechende Erfahrungen in der Praxis sind bei der Gestaltung eines Büro- und Firmenumzugs hilfreich. Haben Sie einen Umzugsbeauftragten ermittelt, dann informieren Sie die die übrige Belegschaft über dessen Zuständigkeit und Kompetenzen.

Erledigen Sie die folgenden Aufgaben am besten in enger Zusammenarbeit mit diesem Mitarbeiter oder übertragen Sie ihm diese.

Hinweis: Falls Sie die Umzugsorganisation ganz an den Beauftragten delegieren, bringen Sie sich in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt der Planungen auf den aktuellen Stand.

2. Mitarbeiter informieren und motivieren

Steht der Firmenumzug fest, berufen Sie eine Betreibsversammlung oder einen ähnlichen Termin ein, an dem Sie alle Mitarbeiter über den bevorstehenden Umzug informieren. Benennen Sie das zuvor festgelegte Organisationsteam als Ansprechpartner und ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich mit Verbesserungsvorschlägen und eigenen Ideen in die Planung einzubringen. Kommunizieren Sie die Vorteile des neuen Standorts, um Ihre Mitarbeiter zu begeistern. Am besten unterstützen Sie ihre Argumentation mit Fotos von den neuen Räumlichkeiten. Besonders motivierend ist, wenn Sie als Belohnung einen kleinen Betriebsausflug oder eine Firmenfeier nach dem Büroumzug in Aussicht stellen.

3. Günstigen Umzugstermin für den Büroumzug wählen

Sobald Sie den Mietvertrag für die neuen Büroräume unterschrieben haben, setzen Sie den Umzugstermin fest. Bestimmen Sie einen Tag am Wochenende, denn während des laufenden Umzugs können die Angestellten ihrer Arbeit nicht nachgehen. Durch einen Umzugstermin am Samstag oder Sonntag minimieren Sie die finanziellen Einbußen.

4. Beauftragen Sie ein Speditionsunternehmen

Um von attraktiven Konditionen zu profitieren, holen Sie Kostenvoranschläge von mehreren Umzugsspeditionen ein. Dafür kommen nur Unternehmen infrage, die ausreichende Erfahrungen mit Umzügen für Firmenkunden haben und einen ausgezeichneten Ruf besitzen. Außerdem ist es ratsam, einen Festpreis für den Firmen-und Büroumzug zu vereinbaren, um böse Überraschungen zu vermeiden. Seriöse Speditionen besichtigen sowohl die jetzigen als auch die künftigen Räume, bevor sie Ihnen ein Angebot unterbreiten.

5. Transfer der EDV beim Firmenumzug einplanen

Im Zuge der Umzugsplanung stehen Sie vor der Entscheidung: das bestehende EVD-System mit umziehen? Oder neue Computer und Systeme am neuen Standort einsetzen? Engagieren Sie eine IT-Beratungsfirma, die diesen Schritt der Umzugsorganisation ausfühlich mit Ihnen plant. Damit Sie in Ihren neuen Büroräumen direkt nach dem Firmen- und Büroumzug weiterarbeiten können, benötigen Sie Hilfe beim Ab- und Aufbau der EDV-Anlagen – von Servern bis hin zu Beamern und PCs. Gleiches gilt für die Zusammenarbeit mit dem Internetprovider bei der Umstellung in Verbindung mit der Änderung der Hausanschrift. Spezialisierte IT-Unternehmen gewährleisten, dass die gesamte Infrastruktur spätestens 24 Stunden nach dem Bezug der künftigen Büros wieder funktioniert. Vereinbaren Sie eine Ausgleichs- beziehungsweise Strafzahlung für den Fall, dass sich dieser Termin verzögern sollte.

6. Zeitpläne für das Packen von Umzugskartons

Üblicherweise verstauen die Mitarbeiter ihre Akten, Büroutensilien und persönlichen Gegenstände selbst in Kartons und entpacken diese am neuen Standort. Für diese Aufgabe ist ein Zeitplan zu erstellen, den Sie mit den Angestellten rechtzeitig abstimmen sollten. Erlassen Sie für die Tage vor und nach dem Umzug eine Urlaubssperre.

7. Weitere Tipps für den Firmen- und Büroumzug

Im Rahmen der Umzugsplanung teilt der Verantwortliche den Mitarbeitern ihre neuen Büroräume zu. Informieren Sie Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner zeitnah über den Umzug.